AI时代的背景下，企业都在加快数字化转型，在人事方面，也会选择通过系统化、智能化的流程管理，打造更具人性化的工作环境。如何优化新员工入职流程同时提升HR管理效率。员工自助录入与HR手动录入是人事信息管理的两种核心模式，其差异体现在效率、准确性、体验、成本等多维度，

传统人工录入 VS 员工自助录入

1、效率

员工自己录入，尤其是校招时，大量求职者同时申请，自助可以并行处理，HR不用一个个录入，节省时间。自助录入也能让HR专注于审核而不是输入。

2、准确性

员工自己对自己的信息最清楚，比如学历、工作经历（社招）、联系方式等，减少HR输入错误。在针对校招时，学生可能更清楚自己的毕业时间、专业，避免HR听写或输入错误。

3、员工体验

自助录入让候选人觉得流程高效，是一家注重效能的企业。如果是校招，学生觉得企业数字化，体验好，提升雇主品牌。

4、数据一致性

自助系统可以设置必填项、格式校验（比如手机号11位，邮箱有@），确保数据格式统一，HR录入可能因为不同人习惯不同，导致数据不一致。

传统的人工HR录入，即容易造成HR事务性工作量大，且员工价值感和成就感不高。借用人事系统采取员工自助式录入个人信息，不仅能同时多人录入，还能帮助企业提高人效，让HR从数据录入中解放，去做更有价值的工作，比如面试安排、背景调查、薪酬谈判等。

人事系统是员工自助录入、HR管理、流程协同的核心载体，其价值贯穿“招聘-入职-在职-离职”全生命周期，对企业战略、运营、合规层面均有深远影响。以2号人事部HRSaaS为例：

1、人事档案管理（入转调离全流程线上化）

1）新员工入职可自主自助式通过扫码填写入职申请表，身份证、银行卡等通过系统智能识别，无需手动输入，因此可避免信息录入错误，虚假身份证也可以及时识别。上传的档案会直接同步到后台，分门别类，提升入职效率，解放HR重复繁杂档案信息录入工作。

2）转岗与调薪：调薪后的薪资数据就会同步更新至薪资档案，在计算薪资时，无需重复录入及核对。

3）离职申请：通过2号人事部系统申请，流程可追溯，还能避免日后产生劳动纠纷。

4）电子化存档：员工档案的信息化管理，除基础的信息管理之前，员工的生日，合同到期续约等，系统均支持提前提醒HR进行相关工作安排，避免用工风险事件的发生。

2、考勤管理（灵活考勤、自动实时的考勤报表）

1）2号人事部的考勤功能支持手机、人脸识别、考勤机等多种打卡方式，规范考勤时间，提高考勤准确率，如有考勤异常，系统也会及时提醒。

2）可支持各岗位的考勤方案，支持员工自助排班、调班，考勤调休数据、请假等数据自动流通到薪酬板块，实现智能算薪，减少数据统计失误和人工核算的工作量，提高效率及精准度。

3、薪酬管理（复杂算薪一键搞定）

1）2号人事部支持多个薪资方案的设置，不同的薪资方案可以设置不同的薪资计算规则，如计件员工按照产品单价*数量计算工资，时薪制员工按时薪*出勤工时计算薪资。

2）联动审批功能，能随时生成准确的员工考勤报表，与薪资模块关联，则能提升薪资核算的准确性与效率，避免手工核算的繁琐、错漏。

4、员工公告

解决公司信息制度不通畅问题，通过2号人事部【行政管理】功能，HR可发布或查看企业制度、公告或新闻动态，发布公告之后，公告、制度及企业最新动态直接推送给到员工，员工手机端接收，信息到达率100%，公告阅读数据详情HR也可以实时掌控。